Assistanat

Assistant - H/F

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Poste(s) rattaché(s) au métier :

Mission générale

L’assistant joue un rôle de facilitateur et de relais d’information entre le manager et l’équipe. Il apporte un soutien quotidien aux activités de l’équipe ou du manager en matière d’organisation, de traitement de l’information et de logistique administrative.

Activités principales

Traitement de l’information

• Réceptionne et traite les appels téléphoniques, les mails, le courrier et les notes de frais
• Gère toutes les demandes de mise à disposition d’équipements
• Effectue les saisies et mises en forme de documents (courriers, tableaux, présentations,…)
• Effectue le classement et l’archivage physique et électronique
• Veille à la mise à jour de documents (tableaux de bord, organigrammes…) et des bases de données
• Veille au respect des procédures internes et à la protection de l’information
• Contrôle la facturation
• Réalise et suit des tableaux de reporting

Organisation de l’activité

• Gère l’agenda de l’équipe et /ou du responsable
• Gère les plannings des équipes
• Contribue à l’avancement des projets et activités du service par la gestion de dossiers spécifiques
• Organise les réunions, les déplacements et les événements
• Prépare, participe aux réunions et rédige les comptes rendus
• Accueille les visiteurs
• Organise l’intégration des nouveaux collaborateurs
• Promeut l’usage de nouveaux outils digitaux

Communication

• Assure la circulation de l’information et le lien entre les différents services
• Véhicule une image de marque positive de l’équipe et de l’entreprise
• Développe et anime son réseau d’interlocuteurs internes et externes

Suivi des prestataires

• Veille au respect des accords contractuels
• Gère les litiges
• Veille à la bonne communication entre les parties

Gestion budgétaire

• Assure le suivi financier de son périmètre
• Alerte si besoin

Reporting

• Conçoit et actualise les outils de suivi d’activité de la structure au moyen de tableaux de bord
• Organise l’historisation des données

Support magasins

• Veille à la bonne communication entre les ateliers et les magasins
• Gère le parc d’équipement (balances homologuées, machines,…)